Zpomalení života chci dosáhnout tím, že se budu věnovat „správným“ věcem ve správný čas. Abych však byl schopný zpomalit (třeba i auto), musím ho nejprve řídit.
Jakmile ztrácím kontrolu a přehled o tom, co a kdy mám dělat, přestávám si užívat ty chvíle vyhrazené jako „volné“. Nedokážu se uvolnit a myšlenkově odpoutat od povinností. Jako bych seděl na sedadle spolujezdce a na místě řidiče se střídal každou chvíli někdo jiný, se zcela odlišným způsobem řízení a hlavně; jiným cílem. Když mám vše sepsáno a rozvrženo, udělat si čas na sebe není takový problém. Když vím, kam jedu a kdy tam musím být, klidně se můžu zastavit a občerstvit.
Raději automat než manuál (a přitom zadarmo)
Vyzkoušel jsem spoustu způsobů, jak pořádku dosáhnout. A protože jsem v podstatě technický geek (ale léčím se), tak to bylo většinou za pomoci různých aplikací. Když si na aplikace zvyknete, řízení bude pohodlnější a bude vás stát méně energie.
Momentálně jsem dospěl k možná na pohled celkem složitého systému, který mi ale začíná opravdu vyhovovat. Všechny aplikace, které používám, jsou navíc zdarma nebo mají dostatečně funkční free variantu.
Sunrise – slunce mého vesmíru
Na tuto kalendářovou aplikaci jsem narazil teprve nedávno. Důvodem k přechodu od původního řešení v podobě Google Calendar bylo, že Sunrise má skvěle vyřešenu integraci jiných služeb (hlavně různých úkolovníků a služeb projektového managementu) a import jiných kalendářů. U Google Calendar se import kalendářů třetích stran děl velmi sporadicky a neočekávatelně.
Sunrise slouží „jen“ jako kontejner pro jiné kalendáře a služby. V tom je však právě jeho síla – nakonec máte vše důležité na jednom místě. U některých propojených služeb se změny v Sunrise projeví ihned, u jiných maximálně po 2 minutách, což je nejmenší interval pravidelné aktualizace data. Standardní kalendářové události (iCal) jdou v Sunrise samozřejmě i přímo editovat. U událostí z jiných služeb už to tak jednoznačné není, ale například přesunout úkol na jiný termín nebo ho smazat jde přímo v Sunrise. Pro další možnosti editace se lze snadnou prokliknout přímo do původní propojené události a služby.
Níže tedy naleznete výčet služeb, které používám a mám je se Sunrise propojeny.
Google Kalendář (a Google Kontakty)
Služby Googlu u mě vždy hrály důležitou roli. Kromě GMailu používám kalendáře Googlu, které mi slouží k záznamu osobních i pracovních událostí. V kapele používáme sdílený kalendář pro evidenci zkoušek a koncertů.
Protože pro synchronizaci kontaktů mezi různými zařízením používám Google Kontakty, do Sunrise se mi přenáší i narozeniny lidí, u kterých mám jejich datum narození vyplněn.
Jde o specializovanou aplikaci sloužící k evidenci úkolů. Úkoly jde třídit do seznamů, ty ještě dále do složek. Seznamy pak můžete sdílet mezi uživateli. Máme tak s B. vytvořen společný seznam určený pro nákupy. Každému úkolu lze nastavit datum (s)plnění, čas připomenutí, poznámky k úkolu, komentáře, podúkoly a lze také přiložit různé soubory. V případě sdílených seznamů pak i přiřadit člověka, který ho má splnit. Zadávat můžete i opakované úkoly, které se objevují třeba každý měsíc atd.
Po vyplnění datumu se úkol objeví v Sunrise jako celodenní událost. Po splnění úkolu se u něj objeví fajfka.
Osobně Wunderlist používám pro evidenci úkolů, které lze splnit během jednoho „sezení“, tedy v rámci maximálně desítek minut – někam zavolat, něco někde nastavit, opravit, nakoupit. Také si tam vkládám odkazy na články, na které během dne narazím a nemám čas je hned číst. To lze dělat elegantně jedním kliknutím díky rozšířením pro iOS a Chrome.
Trello se nedá popsat tak přímočaře jako Wunderlist. Jde o aplikaci sloužící k organizaci „čehokoliv“ a je plně na Vás, jakým způsobem a co chcete organizovat. Mě si svým mechanismem získalo hned při prvním otevření. Trvalo ale asi rok, než jsem pro něj našel využití.
Hlavními stavebními jednotkami systému jsou Boards (tabule), Lists (seznamy) a Cards (karty). Můžete mít libovolný počet tabulí, v nich libovolný počet seznamů a v seznamech libovolný počet karet. Celé kouzlo spočívá v tom, že karty lze jednoduše a efektně pouhým taženým přesunout z jednoho seznamu do druhého. Ke každé kartě máte navíc možnost přidat popis, komentáře, štítky, odškrtávací seznamy, datum splnění a přílohy. Co s tím vykouzlíte, už je na vás. I zde tak můžete mít úkolovník: tabuli Úkoly a seznamy Nový, Pracuje se a Splněno. Karty pak představují konkrétní úkol, který putuje mezi těmito seznamy podle aktuálního stavu rozpracovanosti. Po přiřazení datumu (a času) se úkol objeví v Sunrise, buď jako celodenní událost nebo událost v konkrétní čas trvající 1 hodinu.
Já Trello používám zčásti na evidenci informací, se kterými budu dál pracovat, a z části na úkoly, které ale trvají déle (více než 1 den) a mají tedy spíš podobu „projektu“.
Eviduji si například nápady na články na tento web v seznamu Náměty, ty pak posouvám do seznamu Rozepsáno, jakmile něco napíšu. Po dopsání článku ho přehodím do seznamu K publikaci a po zveřejnění končí v seznamu Publikováno. To vše se sice může stát během jednoho dne, ale většinou je to otázka mnohem delšího časového úseku.
Kromě blogování si v Trellu ještě organizuji práci na projektech pro své klienty a eviduju nákupy, u kterých je delší rozhodovací proces. V kapele si evidujeme songy a jejich stav rozpracovanosti.
Sunrise navíc přidává možnost nechat se upozorňovat v čase, kdy má karta zadaný čas splnění. Trello totiž možnosti upozorňování oklešťuje pouze na posílání e-mailu den před plánovaným splněním karty, což mi nevyhovuje.
Facebook Události
Konečně se mi díky Sunrise vyřešila i otázka začlenění facebookových událostí do vlastního kalendáře. Nepřišlo mi efektivní události přepisovat (a při případné změně organizátorem to ručně upravovat), ale zároveň mi vadilo, že při importu událostí do Google kalendáře se mi v něm zobrazují i události dosud nepotvrzené. Google Kalendář se mi tak zapleveloval a proto jsem možnost importu facebookových událostí nepoužíval a raději přepisoval.
Sunrise na to jde mnohem chytřeji. Události, na které vás někdo na pozve, se objeví pouze v oznamovacím centru aplikace a dokud se k nim nevyjádříte (můžete přímo v Sunrise, netřeba chodit na Facebook), tak v kalendáři nejsou. Až když uvedete, že jdete, nebo že máte o událost zájem, v kalendáři se objeví.
Inspirujte se, ale najděte si svůj ideál
Tento můj „ekosystém“ 3 aplikací a propojení několika používaných služeb mi umožňuje mít svůj čas pod kontrolou. Nenosit v hlavě myšlenky na práci a povinnosti a přitom vědět, že to tam někde je. Že stačí sednout k jakémukoliv PC nebo otevřít mobilní aplikaci a vím přesně, co je potřeba dělat. Systém nevyžaduje ani moc disciplíny. Ano, musím si pokud možno vše zapsat a taky je dobré, abych se každý večer do Sunrise podíval a případně přeplánoval na následující dny úkoly, které jsem nesplnil. To je ale vše. Různé jiné metody time managementu mají spoustu různých fází přehodnocování, kategorizace, plánování a retrospektiv, což mě od nich vždycky odrazovalo. V mém případě se ukázalo, že různé metody jsou dobré jako inspirace, ale každý si svůj ideální způsob organizace času musí najít sám.
