Moderní technologie způsobily, že hodně z nás je „stále na příjmu” – na telefonu, na mailu, na instant messengeru. Komunikace na dálku tvoří značnou část pracovní náplně spousty povolání. Nutno však dodat, že to naší produktivitě příliš nesvědčí.
Neustále odskakování od rozdělané práce ubírá na soustředěnosti. Prý trvá 15 minut, než se člověk pořádně ponoří do práce a začne se znovu plně soustředit. Každé odskočení nás tak stojí víc času, než se nám může zdát. Sepsal jsem pár triků, jak je možné ze sebe část komunikační zátěže setřást. Třeba to někomu pomůže.
Někteří naháněči osobní produktivity to řeší tak, že mobil v určitý čas vypínají a například maily vyřizují jen ve dvou blocích (např. hodinových) za den. Osobně zatím tuto potřebu nemám, ale rozhodně dělám kroky pro to, aby mi komunikace neházela zbytečně klacky pod nohy.
Jednoznačně preferuji e-mailovou komunikaci
E-mail má pro mě 3 základní předpoklady, proč je efektivnější než jakákoliv jiná forma komunikace na dálku.
Za prvé probíhá asynchronně – tedy není potřeba, aby byly obě strany „online”. Každý tak řeší mail v čase, kdy to vyhovuje jemu.
Na rozdíl od instant messagingu si naštěstí zachoval povahu ucelených komplexních sdělení. Odesílatel si s ním dá (většinou) práci a snaží se minimalizovat případné dopřesňování.
Třetí výhodou je, že komunikace je poměrně dobře archivovaná a prohledavatelná, což se mnohdy hodí.
Své klienty a spolupracovníky mimoděk vedu k tomu, aby v komunikaci se mnou používali e-mail. Jak to dělám?
- Sám ho používám, jak jen je to možné.
- Na e-mailovou zprávu vždy odpovím nejpozději do druhého dne!
- Každý mnou napsaný e-mail má hlavu a patu, není zbytečný a obsahuje vše, co druhá strana potřebuje.
- I při využívání jiného dorozumívacího kanálu končím často prosbou, aby mi to dotyčný poslal do mailu, abych na to nezapomněl. Po čase to začne dělat rovnou 🙂
- Telefony beru jen když na to mám opravdu čas a vyrušení mi nevadí.
- Instant messaging beru jako nezávazný. V pracovní rovině ho používám buď k vyřešení opravdu jednoduché záležitosti, nebo v případě, že je potřeba průběžně komunikovat při online spolupráci a obě strany s tím počítají (ideálně jsme dopředu domluvení).
Mnoho lidí vlivem své vlastní vytíženosti volí rychlé řešení v podobě telefonátu nebo rychlé zprávy. Když se však neozývám, je pro ně lepší věc pustit z hlavy a poslat raději e-mail, u kterého mají v mém případě jistotu, že se neztratí a odpovím na něj hned, jak budu moci.
Mám notifikace nastavené podle důležitosti komunikačního kanálu
Telefon mi zvoní a upozorňuje jen v době od 9 do 22 hodin, pak se přepíná do režimu nerušit a zvoní mi jen telefony od blízkých. Neznámá čísla a nedomluvené pracovní hovory však už tak od 18:00 neberu. E-maily se mi oznamují jen ty, co jdou přímo do doručené pošty. Automaticky generované zprávy oznamovacího charakteru a reklamní newslettery mě tak neruší. Instant messaging aplikace mi na mobilu zobrazuje jen počet nepřečtených zpráv na ikoně aplikace – nedomáhají se tak pozornosti zvukem ani notifikací. Na počítači mám při práci většinou ztlumený zvuk a je o zprávě se dozvím, až se na aplikaci podívám.
Být online není samozřejmost
Je skvělé se kontaktovat s kýmkoliv, kdekoliv, kdykoliv. Tedy, jak kdy a jak pro koho je to skvělé. Buďme k sobě navzájem ohleduplní a neberme jako samozřejmost, že jsou nám druzí neustále k dispozici. Každý potřebuje čas na soustředěnou práci nebo prostě jen tak nerušeně být.